Analisis Kebutuhan Pelatihan ( Training Need Analysis )
Dalam sebuah seminar yang membahas tentang dunia
pelatihan pada sebuah perusahaan, seorang Manajer SDM mengatakan tentang betapa
ia harus mencari formula kata-kata agar dapat menjelaskan kepada siapapun
tentang kegunaan sebuah pelatihan. Sebuah penjelasan yang dapat diterima semua,
hal ini karena ia sering mendapat pertanyaan dari atasan dan bagian lainnya
mengenai efektivitas pelatihan yang diselenggarakan,walaupun mereka semua dapat
memahami dan menyadari bahwa pelatihan memegang peranan penting bagi semua yang
berada di perusahaan dan juga karir mereka, yang juga akan berdampak bagi
kemajuan perusahaan itu sendiri.
Sesuatu yang tak dapat dipungkiri
lagi bahwa program pelatihan merupakan salah satu pendekatan utama dalam
pengembangan SDM pada sebuah perusahaan karena mempunyai nilai atau peran strategis,
yakni terhadap keberhasilan operasi perusahaan di satu sisi dan keberhasilan
karier karyawan di sisi yang lain.
Perusahaan selalu didorong untuk
berpacu dalam kompetisi yang ketat,sehingga harus selalu memelihara dan
meningkatkan kompetensi utamanya. Contohnya sebuah perusahaan pertambangan
batubara terus dipacu untuk membuat sistim penambangan yang effisien dan effektif
dalam upaya menurunkan ongkos produksinya, hal ini tentu saja untuk mengimbangi
kompetitornya, dengan demikian maka salah satu cara yang diperlukan adalah
upaya untuk peningkatan kemampuan karyawannya melalui sebuah program pelatihan.
Kembali pada seringnya muncul
pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan manejemen kepada departemen HRD
ketika diminta untuk menyusun suatu program pelatihan bagi karyawan, pertanyaan
itu adalah: mengapa departemen HRD merasa yakin bahwa pelatihan
merupakan jalan keluar dari persoalan yang sedang dihadapi? Bagaimana pelatihan
bisa memberikan kontribusi terhadap rencana strategicperusahaan? Siapa saja yang menjadi target pelatihan?
Pelatihan apa saja yang pernah dilakukan dan apa hasilnya? Dan masih ada
beberapa pertanyaan lain.
Apa yang ingin diketahui dari
beberapa pertanyaan seperti tersebut diatas sebenarnya amat sederhana, yaitu
ingin mengetahui sejauhmana perusahaan telah melakukananalisis kebutuhan pelatihan. Hal ini begitu penting untuk
diketahui sebab tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh maka dapat
dipastikan bahwa program pelatihan yang dirancang hanya akan berlangsung sukses
di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan semata. Artinya pelaksanaan
pelatihan mungkin berjalan dengan sangat baik, tetapi pada saat peserta
pelatihan (peserta pelatihan) kembali ke tempat kerja masing-masing mereka
menjadi tidak tahu atau bingung bagaimana menerapkan apa yang telah mereka
pelajari dari pelatihan. Kondisi seperti ini tidak jarang memberikan citra yang
negatif bagi pihak penyelenggara pelatihan (Diklat internal atau pun lembaga
pelatihan di luar perusahaan) karena dinilai tidak dapat memberikan kontribusi
yang signifikan kepada peserta pelatihan. Oleh karena itu, HRD pasti akan
sangat berhati-hati jika dalam menyusun program pelatihan. Meskipun harus
diakui bahwa kegagalan peserta pelatihan untuk dapat menerapkan apa yang telah
dipelajarinya selama pelatihan ke dalam pekerjaan sehari-hari dipengaruhi oleh
berbagai faktor, namun tak bisa dipungkiri bahwa salah satu penyebab kegagalan
tersebut adalah karena tidak adanya sinkronisasi antara pelatihan dengan
kebutuhan atau masalah yang dihadapi. Dengan kata lain keputusan untuk
melaksanakan pelatihan tidak didukung oleh data atau informasi yang memadai dan
akurat. Data atau informasi tersebut misalnya mengapa perusahaan perlu
mengadakan pelatihan, apa jenis pelatihan dan metode yang cocok, siapa peserta
yang harus ikut, hal-hal apa yang harus diajarkan, dan sebagainya. Data dan
informasi seperti inilah yang harus diperoleh pada tahap analisis kebutuhan
pelatihan (training needs
analysis).
Definisi
Secara umum analisis kebutuhan
pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data
dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang
ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja
pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan
ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk
menyelenggarakan pelatihan.
Mengingat bahwa pelatihan pada
dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya
mengurangi gap
(kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau
yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis
kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasigap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah
gap-gap tersebut dapat
dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan analisis
kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan (HRD atau Diklat) dapat
memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu
pelatihan, baik bagi peserta pelatihan sebagai individu maupun bagi perusahaan.
Jika ditelaah secara lebih lanjut,
maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu
solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas
perusahaan
memastikan bahwa para peserta pelatihan yang mengikuti
pelatihan benar-benar orang-orang yang tepat
memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang
diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang
dituntut dalam suatu jabatan tertentu
mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang
dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan
memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang
ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap
kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui
pelatihan
memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan
mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
Beberapa
Faktor
Mengingat bahwa data dan informasi
yang harus dikumpulkan dan dianalisis menyangkut manusia (adanya gap antara pengetahuan,
ketrampilan dan sikap yang ada dengan yang diharapkan) dan
organisasi/perusahaan (rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan,
dsb) maka analisis kebutuhan pelatihan seyogyanya mencakup kedua area tersebut.
Oleh karena itu data yang harus dikumpulkan mencakup beberapa faktor sebagai
berikut:
Alasan
Perusahaan adalah suatu sistem.
Artinya di dalam perusahaan terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling
berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka
kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang
lain. Oleh karena itu, pada tahapan ini perancang program pelatihan
(baca: Training Manager/Officer
yang mewakili HRD atau diklat) dituntut untuk benar-benar jeli dalam melihat
kebutuhan yang ada. Ia harus meluangkan banyak waktu untuk mendengarkan
pendapat dari berbagai pihak, mengetahui dengan pasti siapa yang berwenang
memutuskan adanya pelatihan, dan apa kaitan pelatihan yang akan dirancang
dengan rencana strategic perusahaan. Dalam banyak kasus kebutuhan pelatihan
mungkin diajukan atau diminta oleh manager atau supervisor dari divisi tertentu
yang ada dalam perusahaan. Selain itu ada juga pelatihan yang bersifat
menyeluruh, dalam arti bahwa pelatihan tersebut merupakan suatu policy dari pihak manajemen untuk
mensosialisasikan visi, misi, dan tujuan perusahaan, termasuk rencana strategic
yang akan dijalankan. Meski kedua hal tersebut sebenarnya telah mengindikasikan
adanya kebutuhan pelatihan, namun perancang pelatihan harus dapat menggali
lebih dalam lagi sejauhmana kebutuhan tersebut dapat direalisasikan. Ia harus
bisa menggali informasi-informasi seperti: apakah program pelatihan serupa
pernah dilaksanakan dan apa hasilnya? Apakah pelatihan tersebut benar-benar
akan bermanfaat bagi divisi tertentu dan secara langsung ataupun tidak langsung
akan memberikan dampak positif bagi kinerja semua divisi yang ada dalam
perusahaan? Kondisi atau situasi seperti apa sebenarnya yang mendorong
dilakukannya pelatihan tersebut? Lalu apa sebenarnya yang diharapkan dari
pelatihan tersebut?
Peserta
Satu hal yang sangat krusial dalam
suatu pelatihan adalah menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan
tersebut. Peserta yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup peserta
pelatihan dan juga trainer/facilitator
dari pelatihan tersebut. Mengapa hal ini dikategorikan sebagai hal yang krusial
tidak lain adalah karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan.
Selain itu para peserta pelatihan adalah individu-individu yang akan membawa
apa yang diperoleh dalam pelatihan ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari
sehingga akan memiliki dampak pada perusahaan. Dengan mengetahui peserta
pelatihan perancang program pelatihan dapat menentukan format yang tepat;
apakah akan menggunakan format ruang kelas (classroom setting), belajar sendiri (self-study or self-journey), belajar dari pengalaman (experiential learning or learning by doing),
atau menggunakan beberapa format sekaligus. Selain itu, dengan mengetahui siapa
peserta pelatihan maka perancang program pelatihan akan dapat menggali lebih
jauh berbagai informasi seperti:
apa saja persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman dan
ketrampilan) yang harus dipenuhi oleh peserta pelatihan untuk dapat mengikuti
pelatihan?
apa dasar-dasar pengetahuan dan ketrampilan yang telah
dimiliki peserta pelatihan, termasuk pelatihan apa saja yang pernah diikuti
sebelumnya?
apa saja persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/facilitator untuk dapat
menyelenggarkan pelatihan? apakah akan menggunakan trainer dari dalam perusahaan atau menggunakan trainer dari luar?
bagaimana data demography para peserta pelatihan?
Pekerjaan
Data atau informasi yang berhubungan
dengan aspek pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal
seperti: jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang direview dan apa fungsi utama pekerjan (jabatan) tersebut, apa
saja kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara
optimal, apa standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai
sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan, dsb. Pada intinya analisis
kebutuhan pelatihan yang mencakup aspek pekerjaan bertujuan mengumpulkan
informasi seputar fungsi dan tanggung jawab jabatan, tingkat kinerja yang
diharapkan, dan kemampuan serta ketrampilan apa saja yang harus dimiliki oleh
individu atau kelompok (divisi) untuk dapat memenuhi standard kinerja yang
diharapkan. Bagi perusahaan-perusahaan yang telah memiliki uraian jabatan
mungkin akan lebih mudah bagi si perancang program untuk memperoleh data. Namun
bagi perusahaan yang belum memiliki uraian jabatan maka si perancang program
akan membutuhkan banyak waktu untuk melakukan analisis jabatan.
Materi
Bagi perusahaan-perusahaan yang sudah
terbiasa melakukan pelatihan, materi pelatihan mungkin sudah tersedia untuk
berbagai jabatan. Meski demikian hal ini tidaklah berarti bahwa materi tersebut
selalu cocok untuk setiap peserta dan setiap situasi. Materi pelatihan yang
baik harus selalu diperbaharui sesuai dengan kondisi yang ada supaya isi(content) dari pelatihan
benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan si peserta pelatihan. Hal
yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi yang akan dirancang dalam
sebuah program pelatihan adalah apakah materi yang akan diberikan merupakan
suatu hal yang bersifat essential
atau tidak. Jika ya, maka materi tersebut harus dimasukkan dalam pelatihan.
Jika hal ini sudah ditentukan, maka selanjutnya baru dipilih topik-topik
penting yang perlu diajarkan dalam pelatihan, bagaimana mengajarkannya dan
hal-hal apa saja yang perlu dijelaskan lebih lanjut supaya lebih memudahkan
peserta pelatihan dalam memahami materi tersebut.
Dukungan
Mengingat bahwa hal-hal yang
mempengaruhi kinerja pegawai maupun perusahaan secara keseluruhan tidak hanya
ditentukan oleh pelatihan, maka si perancang pelatihan harus benar-benar dapat
memastikan bahwa ia mendapatkan dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan.
Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari paramanager atau supervisor
untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan untuk dapat
menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan. Suasana kondusif
tersebut misalnya: menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan
kompetensinya, memberikan feedback
tentang kinerja pegawai secara periodik, mendengarkan keluhan dan masalah yang
dihadapi pegawai dalam menerapkan apa yang telah dipelajari, memberikan reward atau recognition bagi pegawai yang
berhasil memenuhi standard kinerja yang diharapkan, menegur atau memberikan
sanksi kepada pegawai yang tidak menunjukkan kinerja yang optimal, dsb.
Komitmen tersebut amat penting diperoleh mengingat bahwa pelatihan bukanlah
sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki hubungan
dengan pengetahuan dan ketrampilan. Dengan perkataan lain pelatihan hanyalah
merupakan sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi adanya
kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dengan yang diharapkan.
Pelatihan tidak bisa dengan mudah dianggap sebagai sarana untuk mengurangi
tingkat ketidakhadiran pegawai, mengatasi PHk atau perampingan perusahaan,
meningkatkan gaji dan menciptakan motivasi kerja pegawai di lapangan. Pelatihan
juga tidak akan serta merta melahirkan standard kinerja yang diharapkan jika di
tempat kerja sehari-hari tidak ada kriteria penilaian tentang standard kinerja
tersebut. Selain itu pelatihan tidak bisa menggantikan peran managerataupun supervisor dalam memberikan
feedback kepada bawahannya. Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan
si perancang program harus dapat memastikan bahwa pelatihan tidak akan
disalahgunakan oleh pihak manajemen atau pun paramanager/supervisor untuk melepaskan tanggungjawab atas
ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi permasalahan yang ada. Sebaliknya
pelatihan harus dipandang sebagai sarana pendukung bagi keberhasilan pihak
manajemen atau para manager/supervisordalam
melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa adanya komitmen yang
sungguh-sungguh dari pihak manajemen atau para manager/supervisor maka dapat dipastikan bahwa pelatihan
hanya akan berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan
saja.
Biaya
Sekecil apapun kegiatan pelatihan
pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung
rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan. Dalam hal ini si perancang program
pelatihan harus mengumpulkan berbagai informasi yang menyangkut hal-hal
seperti: biaya apa saja yang harus dikeluarkan untuk peserta pelatihan
maupun trainer, apa keuntungan
yang akan diperoleh dari pelatihan tersebut dan berapa lama hal itu bisa
dicapai, apakah biaya pelatihan masih sesuai dengan budgetyang ada, dsb. Salah satu cara yang cukup populer untuk
menghitung untung rugi suatu pelatihan adalah dengan mengukur
ROI.
Memilih
Metode
Sebelum menentukan metode yang akan
digunakan dalam pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data yang
bisa digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Sumber-sumber data
tersebut diantaranya adalah:
Riset atau survey (critical incidents research, working climate survey, customer service
survey, dsb)
Penilaian kinerja (performance appraisal)
Perencanaan karir pegawai
Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi
Perencanaan SDM
Jika faktor-faktor yang akan
dianalisis sudah diketahui dan sumber-sumber data dapat ditentukan maka
perancang program pelatihan dapat memilih beberapa metode pengumpulan data
sebagai berikut:
1. Kuestioner
2. Obervasi
3. Wawancara
4. Focus group
5. Regular meeting
6. Mempelajari data perusahaan
7. Mempelajari uraian jabatan
8. Membentuk kelompok pakar/penasehat
Dengan memperhatikan hal-hal yang
telah diuraikan diatas, besar harapan kita semua bahwa program pelatihan yang
akan kita susun dapat berlangsung sukses baik dalam pelaksanaannya maupun pada
saat para peserta pelatihan kembali ke tempat kerja untuk menerapkan
pengetahuan dan ketrampilan yang di peroleh ke dalam pekerjaan mereka
sehari-hari. Meskipun mungkin tidak semua faktor diatas harus dianalisis (ada
pelatihan tertentu yang tidak perlu menganalisis semua faktor), namun semakin
banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis kebutuhan
pelatihan maka akan semakin mudah bagi si perancang program pelatihan untuk
menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh perusahaan, kemampuan
dan ketrampilan yang dimiliki pegawai, kesenjangan antara pengetahuan,
ketrampilan dan kemampuan yang ada dengan yang diharapkan dan bagaimana cara
terbaik untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. Dengan melakukan analisis
kebutuhan pelatihan secara sungguh-sungguh maka niscaya program pelatihan yang
dirancang akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Selamat mencoba.
Semoga berguna untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan para pekerja kita.
0 komentar