PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN
A.
Kekuatan-kekuatan eksternal
Perubahan organisasi terjadi karena
adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system
politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan
kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi,
boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah
kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun
terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai
kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan
organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
Kekuatan-kekuatan perubahan
eksternal, meliputi :
1.
Kebudayaan
2.
Pendidikan
3.
Sosial
4.
Politik
5.
Ekonomi
6.
Teknologi
B.
Kekuatan-kekuatan internal
Kekuatan-kekuatan pengubah internal
merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan
manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan
ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau
pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek
manajemen.
Kekuatan-kekuatan perubahan
internal, meliputi :
1.
Kegiatan-kegiatan karyawan
2.
Tujuan organisasi
3.
Strategi dan kebijaksanaa
4.
Teknologi
Cara-cara Penanganan Perubahan
Ada dua pendekatan penanganan
perubahan organisasi:
1. Proses
perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan
dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah
tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah
mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka
manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.
2. Program
perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses
proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya
lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan
yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi
inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam
filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat
bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus
menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.
Di dalam proses perubahan, terdapat
seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam
proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent”
(pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran
perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari
para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.
Leavitt (1964), menyatakan bahwa
organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan
pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi
prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung
jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll. Pendekatan
teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai denga teknologi
baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada perubahan struktur
organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila pendekatan struktural dan
teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan
situasi kerja yang tepat, maka pendekatan- pendekatan orang dimaksudkan untuk
mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan dan ketrampilan,
sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga diharapkan akan melaksanakan
tugas dengan lebih efektif. (dalam Handoko, 1991).
Penolakan Terhadap perubahan
Penanganan penolakan terhadap
perubahan:
1.
Pendidikan dan Komunikasi.
Biasa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidakpastian informasi dan analisis.
Biasa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidakpastian informasi dan analisis.
2.
Partisipasi dan Keterlibatan.
Biasa digunakan bila pengambilan inisiatif tidak mempunyai semua informasiyang dibutuhkan umtuk merancang perubahan dan oranglain mempunyai kekuasaan untuk menolak.
Biasa digunakan bila pengambilan inisiatif tidak mempunyai semua informasiyang dibutuhkan umtuk merancang perubahan dan oranglain mempunyai kekuasaan untuk menolak.
3.
Kemudahan dan Dukungan.
Biasa dilakukan bila orang – orang pendakkan karna masalah – masalh adaptasi atau penyesuaian.
Biasa dilakukan bila orang – orang pendakkan karna masalah – masalh adaptasi atau penyesuaian.
4.
Negosiasi dan Persetujuan.
Biasa digunakan bila banyak dari orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalm suatu perubahan.
Biasa digunakan bila banyak dari orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalm suatu perubahan.
5.
Manipulasi dan Bekerjasama.
Biasa digunakan bila taktik – taktik lain dirasa kurang bekerja maksimal dan di sisi lain biaya atau cost yang dikeluarkan besar .
Biasa digunakan bila taktik – taktik lain dirasa kurang bekerja maksimal dan di sisi lain biaya atau cost yang dikeluarkan besar .
6.
Paksaan eksplisit dan implisit.
Biasa digunakan bila kecepatan adalah hal yang paling penting dan para pengusul mempunyai kekuasaan yang besar.
Biasa digunakan bila kecepatan adalah hal yang paling penting dan para pengusul mempunyai kekuasaan yang besar.
Proses pengelolaan perubahan harus
mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada
retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan
dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.
Tahap-tahap Proses Perubahan :
1.
Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen
puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya
adanya perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2.
Intervensi dan Reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah
dan dimulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan
perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga
staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai
konsultan atau pengantar perubahan.
3.
Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa
mana yang penting dan tidak penting.
4.
Penemuan dan pengenalan masalah
Pengantar perubahan mencoba
menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan
menghindari “metode-metode lama yang sama”. Bawahan didorong dan diajak untuk
berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5.
Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam
program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6.
Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan
keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan
menimbulkan keterikatan pada perubahan.
Metode-metode penanganan penolakan
terhadap perubahan
1. Pendekatan
Pendidikan dan Komunikasi.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
ada kekurangan informasi atau ketidak tepatan informasi dan analisa.
2.
Pendekatan Partisipasi dan Keterlibatan.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
pengembangan inisiatif tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk
merancang perubahan dan orang-orang lainnya, mempunyai kekuasaan untuk menolak.
3.
Pendekatan Kemudahan dan Dukungan.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
orang-orang melakukan penolakan karena masalah-masalah penyelesaian.
4.
Pendekatan Negosiasi dan Persetujuan.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
banyak orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah
dalam suatu perubahan.
5.
Pendekatan Manipulasi dan Bekerjasama.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
taktik-taktik lain tidak akan bekerja, atau mahal.
6.
Pendekatan Paksaan Eksplisit dan Implisit.
Pendekatan ini bisa digunakan bila
kecepatan adalah esensial dan para pengusul perubahan mempunyai kekuasaan cukup
besar.
BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN
ORGANISASI
Harold J. Leavitt menyatakan bahwa
organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau
orang-orangnya.
1.
Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :
a.
Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini
berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung
jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi
jabatan dan sebagainya.
b.
Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan
organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian
pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
c.
Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan
pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan
berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki
semangat dan kepuasan kerja.
2.
Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.
3.
Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.
Konsep pengembangan Organisasi
1.
Pengertian Pengembangan Organisasi (OD)
a.
Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur
organisasi sehingga organisasi itu adaptif dengan lingkungannya.
b.
Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur)
suatu organisasi.
2.
Mengapa Pengembangan Organisasi (OD) Perlu Dilakukan?
Dalam kenyataannya organisasi
seringkali terjadi stagnan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti
perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium. Hal ini
mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi,
adaptasi, kaderisasi dan inovasi.
Sebab-sebab penolakan/ penentangan
terhadap perubahan adalah :
a.
Security
Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian.
Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian.
b.
Economic (berkaitan dengan untung rugi)
Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan.
Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan.
c.
Psikologis dan budaya/kebiasaan
·
Persepsi
Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan.
Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan.
·
Emosi
Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan.
Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan.
·
Kultur
Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya.
Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya.
Faktor –faktor penyebab dilakukannya
pengembangan organisasi adalah :
a.
Kekuatan eksternal
·
Kompetisi yang semakin tajam antar organisasi.
·
Perkembangan IPTEK.
·
Perubahan lingkungan baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat
organisasi berfikir bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa
depan organisasi.
b.
Kekuatan internal
Struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan sasaran bila tidak cocok akan membuat organisasi melakukan perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan sasaran bila tidak cocok akan membuat organisasi melakukan perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Didalam OD terdapat pendekatan
integratif yaitu :
a.
Adanya organisasi dan manajemen yang terencana ke arah organisasi dan manajemen
yang manusiawi.
b.
Adanya perkembangan konsepsi latihan kepekaan dan studi laboratorium. Pemikiran
ini didahului oleh Kurt Lewin mengenai Counter Group bergeser pda Incounter
Group. Hal ini dirasa tidak bisa membantu didalam prakteknya.
c.
Pengembangan potensi manusia.
Geseran didalam OD terjadai pada
nilai, proses dan teknologi.
a.
Geseran / perubahan nilai yang dibawa OD diantaranya adalah:
·
Penggunaan seluruh sumber-sumber yang tersedia.
·
Pengembangan potensi manusia.
·
Efektivitas dan kesehatan organisasi.
·
Pekerjaan yang menarik dan menantang.
·
Kesempatan untuk mempengaruhi lingkungan kerja.
·
Penerimaan terhadap kemanusiaan.
Nilai yang dicari untuk mengembangkan OD adalah nilai yang dianggap tepat, benar dan baik dalam pengelolaan SDM.
b.
Geseran proses meliputi:
·
Proses efektif
·
Proses manajemen
·
Proses pelaksanaan kerja
c.
Geseran teknologi yang diutamakan adalah teknologi yang bisa menjawab
kualifikasi posisi manusia.
3.
Karakteristik Pengembangan Organisasi
a.
Keputusan penuh dengan pertimbangan.
b.
Diterapkan pada semua sub sistem manusia baik individu, kelompok dan
organisasi.
c.
Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai
kedudukan di luar mekanisme organisasi.
d.
Kolaborasi.
e.
Teori sebagai alat analisis.
4.
Langkah-Langkah Pengembangan Organisasi
a.
Penilaian keadaan.
b.
Pemecahan masalah.
c.
Implementasi.
d.
Evaluasi.
ACTION RESEARCH (PENELITIAN
TINDAKAN)
Action Research merupakan tindakan
pemecahan masalah organisasi yang dilakukan dengan berbasiskan data maupun
model-model teori.
A. Tahap
Penilaian Keadaan.
Didalam mengembangkan action
research pada pengembangan organisasi menggunakan pendekatan sistem yang
terdiri dari 4 komponen (Karl Albrecht) yaitu:
1.
Sistem social
a.
Orang-orang yang menjadi anggota organisasi.
b.
Kekuatan formal dalam organisasi.
c.
Nilai-nilai yang hidup dalam organisasi.
d.
Norma-norma.
e.
Sistem ganjaran.
f.
Iklim sosial.
g.
Jaringan komunikasi.
3.
Sistem teknik
a.
Orang-orang sebagai faktor produksi.
b.
Fasilitas-fasilitas yang dipakai dalam faktor produksi.
c.
Sumber modal.
d.
Bahan mentah.
e.
Arus kegiatan/ kerja.
f.
Metode dan prosedur kerja.
4.
Sistem administrasi
a.
Orang-orang yang melakukan aktivitas pekerjaan.
b.
Struktur organisasi.
c.
Unit-unit yangada dalam organisasi.
d.
Media yang digunakan dalam penyampaian informasi.
e.
Arus informasi.
5.
Sistem strategi
a.
Kelompok manajemen puncak.
b.
Hubungan hierarkhi.
c.
Sistem perencanaan.
d.
Petunjuk tertulis tentang prosedur kerja.
e.
Sistem informasi manajemen.
Selain 4 komponen pendekatan system
diatas, untuk mengadakan penilaian keadaan dapat pula dengan mempertimbangkan
gaya kepemimpinan dan pengembangan kelompok.
B.
Tahap Pemecahan Masalah
1.
Perumusan pemecahan masalah
a.
Permasalahan yang hendak dipecahkan dicari gejala permasalahannnya.
b.
Apakah yang harus diubah untuk memecahkan permasalahan tersebut.
c.
Sasaran apa yang diharapkan dari perubahan dan bagaimana sasaran itu diukur.
2.
Peroleh data.
3.
Analisa data.
C.
Tahap Implementasi
Didalam tahap implementasi ini ada 3
pendekatan yang bisa dilakukan yaitu:
1.
Share power (karyawan/ staf dan pimpinan mempunyai posisi yang sama dalam
pengambilan keputusan).
2.
Delegated (seberapa jauh karyawan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan)
3.
Unilateral (tidak melibatkan karyawan)
Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah:
Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah:
a.
menyetujui agar setiap pekerjaan dapat dilaksanakan.
b.
Meminta sumbangan pemikiran dari berbagai eksekutif.
D. Tahap
Evaluasi
Tujuan :
1.
Kesinambungan program.
2.
Usaha membandingkan hasil dengan aktivitas yang dilakukan
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam tahap evaluasi:
1.
Peninjauan Program.
Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program.
Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program.
2.
Menentukan fakta baru.
Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem.
Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem.
·
Sistem sosial (menyangkut norma dan nilai yang tumbuh dalam organisasi)
·
Sistem teknik (menyangkut perubahan dan mencari nilai positif dari perubahan).
·
Sistem administrasi (berkaitan dengan informasi dari pimpinan ke staf/karyawan
atau sebaliknya apakah ada hambatan atau tidak).
·
Sistem strategi.
Keempatnya dikaitkan dengan
meningkat atau menurunnya produktivitas sehingga akan dapat diketahui berhasil
atau tidaknya tujuan organisasi.
3.
Mementingkan yang positif.
4.
Lebih memfokuskan pada hal-hal yang sedang berlangsung.
5.
Menciptakan penghargaan dan keyakinan bahwa keadaan akan menjadi baik.
0 komentar